Minden, amit tudni lehet a visszaélés-bejelentési rendszerről

Miért érdemes a munkáltatóknak visszaélés-bejelentési rendszereket, úgynevezett etikai forródrótot kiépíteni és működtetni? Az alábbiakban elemezzük a visszaélés-bejelentési rendszer alkalmazását a munkáltatók és munkavállalók szemszögéből. (promóció)

Magyarországon a panaszok, közérdekű bejelentések, illetve a visszaélések bejelentését jelenleg a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény (továbbiakban: panasztörvény) szabályozza az állami- és közszféra jogalanyaira, munkáltatóira vonatkozóan. Ennek deklarált célja az állami szervek működésébe vetett közbizalom növelése, a panaszok és a közérdekű bejelentések jelentőségének elismerése az állam működésének jobbá tétele érdekében, tekintettel Magyarország korrupció elleni fellépésével összefüggésben vállalt nemzetközi kötelezettségeire és a nemzetközi szervezetek által megfogalmazott ajánlásokra.

Irányelv a bejelentésre és nyomon követésre

Az elmúlt évtizedben kirobbant Cambride Analytica és a LuxLeaks botrány, valamint az ezekhez hasonló ügyek helyezték előtérbe a visszaélést bejelentő személyek, tipikusan munkavállalók és természetesen harmadik felek fontos szerepét, illetve a visszaélést bejelentő személyek védelmének jelentőségét, amely életre hívta a visszaélés bejelentésével kapcsolatban 2019. október 23-án kihirdetésre került EU 2019/1937 sz. irányelvet.

Az irányelv szerint a tagállamok biztosítják, hogy a magánszektorban és a közszférában működő jogalanyok – amennyiben ezt a nemzeti jog előírja, a szociális partnerekkel való konzultációt követően és velük egyetértésben – bejelentési csatornákat és eljárásokat hozzanak létre a belső bejelentésre és a nyomon követésre. Az említett csatornáknak és eljárásoknak lehetővé kell tenniük a szervezet munkavállalói számára a jogsértésre vonatkozó információ bejelentését.

Az irányelvet alkalmazni kell a magánszektorban működő, legalább 50 munkavállalót foglalkoztató jogalanyokra. Annyiban lazít az irányelv, hogy a legalább 50, de legfeljebb 249 munkavállalót foglalkoztató, magánszektorban működő jogalanyok tekintetében a tagállamok 2023. december 17-ig hatályba léptetik azokat a törvényi, rendeleti és közigazgatási rendelkezéseket, amelyek szükségesek ahhoz, hogy megfeleljenek a belső bejelentési csatornák létrehozására vonatkozó szabályoknak. De más jogalanyok vonatkozásában (így pl. a közszféra vonatkozásában) a tagállamoknak úgy kell hatályba léptetniük a törvényi, rendeleti és közigazgatási rendelkezéseket, hogy a jogalanyok 2021. december 17-ig megfeleljenek az előírásoknak. Tehát már csak néhány hónap áll rendelkezésre.

Noha a fenti közösségi irányelv számos ponton tartalmaz eltérést a Magyarországon jelenleg hatályos visszaélés-bejelentési joggyakorlathoz képest, a hazai jogszabályi rendelkezések ugyanakkor jelenleg is megfelelő teret adnak a köz- és magánszféra szereplőinek, a munkáltatóknak az irányelvben megfogalmazott belső- és külső jelentési csatornák kiépítésére, a bejelentések kezelésére és nyomon követésére vonatkozóan, de elképzelhető jogszabály módosítás az összhang további megteremtése céljából.

Az irányelv az azonosíthatatlan, vagy más néven anonim bejelentések kezelését is megengedi az etikai forródróton keresztül, de ennek részletes szabályozását a tagállamokra bízza, sőt, a tagállamok eldönthetik, hogy a magánszektorban vagy a közszférában működő jogalanyok, valamint az illetékes hatóságok kötelesek-e elfogadni a jogsértések névtelen bejelentését és kötelesek-e nyomon követni azokat. A panasztörvény jelenleg hatályos előírásai alapján ugyanakkor az anonim panasz vagy közérdekű bejelentések kivizsgálására a közszféra szereplői által nem kerül sor, a magánszféra munkáltatói pedig eltekinthetnek egy anonim bejelentés kivizsgálásától. Ez egy igen lényeges különbség, amely az egész rendszer működtetésére kihatással van, különösen a munkavállalók szemszögéből, így ezt a kérdést körül kell járnunk, feltételezve és remélve, hogy lehetőség lesz az anonim bejelentésekre.

Etikai forródrót

A jogszabályi kötelezettségek teljesítésén túlmenően, miért érdemes egy munkáltatónak visszaélés-bejelentési rendszert üzemeltetnie? Hogyan hat mindez a működésére?

A munkáltatóknak elemi érdekük lehet egy visszaélés bejelentési rendszer (etikai forródrót) kiépítése, több okból kifolyólag is. Egy munkáltató érdeke egyrészt az árbevételének, realizált, illetve rendelkezésre álló erőforrásainak megőrzése. Empirikus vizsgálatokon alapuló nemzetközi tanulmányok bizonyítják ugyanis, hogy a vállalkozások éves árbevételük mintegy 5%-át veszítik el évente különböző foglalkozás körében elkövetett csalások következtében. Mára pedig a visszaélés bejelentési rendszer vált a szervezetek által feltárt csalások leghatékonyabb eszközévé; a felmérések alapján azok mintegy 43%-a forródróton bejelentett ún. tippeken válik ismertté és az alkalmazottak alkotják a bejelentések mintegy felét. A Csalásvizsgálók Nemzetközi Szövetsége (Association of Certified Fraud Examiners) 125 országban 2020. évben elvégzett vizsgálata 2.504 esetet vizsgált, melynek összes kárértéke 3,6 mrd $ volt.

Az sem mellékes, hogy mennyi idő telik el a bejelentett csalás elkövetése és feltárása között. A vizsgálatok alapján azt mondhatjuk, hogy egy etikai forródrótot alkalmazó munkáltató esetén az elkövetés és a feltárás közötti időszak lerövidül (18 hónapról 12 hónapra) azokhoz a munkáltatókhoz képest, ahol ilyen rendszert nem alkalmaznak. Az etikai forródrót alkalmazása során a fenti tanulmány arra a következtetésre jutott, hogy a csalások által okozott átlagos károk is mintegy lefeleződnek (etikai forródrótot működtető cégeknél – a vizsgált esetekben – átlagosan mintegy 100 000 dollár volt 2020-ban a kárérték, míg ennek hiányában 198 000 dollár).

Egy munkáltató érdeke továbbá a jogszabályoknak és belső szabályoknak megfelelő működés. Egy visszaélés-bejelentési rendszer alkalmazása az elkövetőket óvatosságra inti, másrészt a potenciális elkövetőket visszatartja, harmadrészt a csalás-megelőzést és felderítést is egyértelműen hatékonyabbá és eredményesebbé teszi.

Egy panaszbejelentési rendszert kialakító és működtető, ezt magáról hirdető munkáltató piaci megítélése, átláthatósága is jelentősen növelhető, mivel e vállalkozás belső (ügyvezetés, munkavállaló, tulajdonos) és külső érintettjei (vevők, szállítók, versenytársak, hitelezők, állásra jelentkezők stb.) számára az az értékítélet alakul ki, hogy adott munkáltató érdeke a visszaélések, jogsértések megelőzése, feltárása és kezelése.

Ez jelentheti egyrészt azt, hogy a vállalkozás iránti bizalom növekedésével könnyebben, gyorsabban, egyszerűbben tud új partneri kapcsolatokat kialakítani, ugyanakkor azt is, hogy a kiírt álláspályázatokra olyan jelöltek fognak jelentkezni, akik számára az ilyen rendszer teljesen elfogadott. Azt is mondhatnánk, hogy a jelentkezőket a visszaélés-bejelentési rendszer alkalmazásának ténye meg is szűrheti. Látható tehát, hogy az ilyen rendszerek működtetése jelentősen képes mérsékelni mind a munkáltató szervezetén belül bekövetkező visszaélések, mind pedig a károk mértékét, sőt, hatékonyabbá teszi a szervezet működését.

A bejelentés módjai

A fentiek alapján a munkáltatóknak érdeke a visszaélés-bejelentési rendszer kiépítése, de kérdés az, hogy a munkavállalók – egy csalás észlelésekor – egyáltalán használnák-e azt?

A munkavállalók nagy része éppen azért nem tesz bejelentést, mert fél attól, hogy ez számára valamilyen megtorlást jelent, különösen, ha az érintett közvetlen vagy közvetett felettese. Erre megoldást az irányelvben megfogalmazott anonim bejelentés jelenthet. Amennyiben rendelkezésre áll az anonim bejelentés lehetősége, úgy a bejelentések számossága is jelentősen emelkedne, hiszen a bejelentő számára az anonimitás kellő védelmet ad.

Egy e-mail cím vagy a legtöbb, weben elérhető platformok nem alkalmasak a bejelentések valóban anonim módon történő megtételére és a bejelentők jogszabályi előírásból fakadó, kötelező tájékoztatására. Ugyanakkor már léteznek olyan online alkalmazások, szoftveres megoldások (pl.: https://www.etikaiforrodrot.hu), amelyek nyílt, az interneten bárki által elérhető linken keresztül kellő biztonsággal és hatékonysággal garantálják az azonosíthatatlan bejelentők védelmét és teszik lehetővé a bejelentők tájékoztatását is, legyen szó akár állami vagy magánszférában tartozó szervezetről.

Egy ilyen rendszer implementálásával párhuzamosan a beazonosíthatatlanságot garantáló szervezési és technikai intézkedéseket javasolt a munkavállalók (és természetesen más, potenciális bejelentők) elé tárni pontosan azért, hogy megérthessék a működést és így megbízzanak benne.

Egy anonim bejelentés, és így egy beazonosíthatatlan munkavállalói bejelentés kivizsgálására természetesen a szervezet működésével adekvát belső folyamatokat kell kialakítani a bejelentési felület, mód kialakításán túlmenően. Egy több személyből álló panaszt kivizsgáló csapatot javasolt felállítani megfelelő belső szabályozásokkal, és elképzelhető az, hogy e team tagjai bejelentésenként változhatnak, attól függően , hogy az adott bejelentésnek van-e érintettje a kivizsgálók személyében. (Valamely panasz kivizsgálását végzők lehetnek ugyanakkor megbízással foglalkoztatott tanácsadók, szakértők, bejelentővédelmi ügyvédek is).

Átgondolt vállalati szabályozás

A vizsgálatok lefolytatására vonatkozó szabályozás(oka)t szintén meg kell ismertetni a munkavállalókkal, hogy értsék a mechanizmusokat, tudják azt, hogy kikkel és hogyan kell együttműködniük a vizsgálat során, és amennyiben ők maguk is a bizottság tagjai, tudják azt, hogy milyen feladatokat kell ellátniuk. Mindehhez pedig alaposan átgondolt részletszabályokra, kockázatelemzésekre és vállalati szabályokra van szükség, hogy a munkavállalók részéről is hatékonyan és eredményesen lehessen az etikai forródrót rendszert használni.

A bejelentők védelmén túl például egyértelműsíteni kell a munkavállalók számára, hogy az adott munkáltató zéró toleranciát hirdet meg a visszaélésekkel kapcsolatban, azaz minden visszaélés kivizsgálásra kerül, beosztástól, munkavállaló személyétől függetlenül. Érdemes lehet például átgondolni és a munkavállalók részére is gyakorlati példákon keresztül kommunikálni, hogy mi minősül visszaélésnek, mi nem, ezen belül mi a jó és a rossz gyakorlat. Egy visszaélés-bejelentési rendszer kapcsán szabályozni kell továbbá a rosszhiszemű, jogalap nélküli bejelentések következményeit. A fentieket figyelembe véve is tehát számos területet át kell gondolni ahhoz, hogy egy hatékonyan kialakított csalásmegelőző program részeként működtetett etikai forródrótot működtessünk.

Munkáltatói szempontból nem elhanyagolható a visszaélés-bejelentési rendszer működésével kapcsolatos adatkezelői kérdések tisztázása, szabályzatok, munkáltatói utasítások létrehozása, munkaköri leírások módosítása, titoktartási nyilatkozatok vagy megállapodások megkötése, adatkezelési tájékoztatók megfogalmazása, kihirdetése, érintettek számára történő eljuttatása, elérhetővé tétele. Egy anonim bejelentő tekintetében nem keletkezik a beazonosíthatóságát lehetővé adat, így az ő vonatkozásban nem kell a személyes adatok kezelésére, védelmére vonatkozó hazai és uniós szabályokat alkalmazni. Ugyanakkor a beazonosítható bejelentő esetében a keletkező személyes adatok kezelését a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat alapján megállapított és megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel is biztosítani kell.

Természetesen egy adott bejelentés, függetlenül attól, hogy az anonim vagy nem anonim módon történt, tartalmazhat, sőt, tartalmazni is fog a személyes adat körébe tartozó információt például arról a természetes személyről, aki a bejelentés szerint az uniós jogsértést elkövette, vagy akár arról is, akivel szemben azt elkövették. Ez pedig újabb kérdéseket fog felvetni, mint a bejelentés alapján azonosítható, a bejelentés szerint jogsértést elkövető személy, tipikusan egy munkavállaló munkájának munkajogi és adatvédelmi szabályok szempontjából történő megfelelő ellenőrzését, amellyel kapcsolatos elvárásokat a NAIH már korábban megfogalmazta. A fentieken túl adattovábbítás történhet adott esetben hatóság számára, az irányelv megfogalmazta azt az igényt, hogy a jogalanyok nyilvántartsák a bejelentéseket, sőt, hogy az érintettek adott esetben élhessenek az ellenőrzés, helyesbítés és egyéb jogaikkal is. Adatvédelmi szempontból külön figyelmet igényel az, ha a bejelentési csatorna egy rögzített telefonvonal.

Tegyük érdekeltté a munkavállalót!

Tehát azon túlmenően, hogy egy munkáltató bevezet egy etikai forródrót rendszert, azt kihirdeti, még közel sem értek véget a feladatai.

A munkavállalói panaszbejelentésekkel kapcsolatban felmerülhet egyfajta ösztönzési, jutalmazási rendszer kialakítása, de a nemzetközi gyakorlati esetek azt mutatják, hogy ilyen rendszerek kialakítása egy ponton túl kontraproduktívvá is válhat a munkavállalók panaszbejelentéseivel kapcsolatban. Külföldön bevett gyakorlat a bejelentések számának növelésére az, hogy a bejelentőt, jelen esetben a munkavállalót érdekeltté teszi a szervezet azzal, hogy a bejelentők a bejelentésben vizsgált és a munkáltatónak (vagy akár harmadik személynek) ténylegesen okozott, megállapított kár előre meghatározott százalékát megkapják. Ilyen esetben természetesen az anonim bejelentő előbb-utóbb kénytelen lesz felfedni kilétét, hogy a „jutalmat” megkaphassa, de rendszerint személyét egészen az ügy lezárásáig homály fedi.

Egyértelműen megállapítható tehát, hogy mind a köz-, mind pedig a magánszféra szervezeteinek érdeke a jogszabályok előírásainak történő megfelelés, a csalások megelőzése, a szervezetek működése átláthatóbbá és hatékonyabbá válása, de ez nem pusztán a jogalkotóra, hanem e szereplőkre is jelentős mértékű feladatokat ró. Nem árt tehát idejében felkészülni egy megfelelően működő és eredményes bejelentő-védelmi rendszer kialakítására.

Szerző: Dr. Bölcskei Krisztián – Dr. Hajdu Krisztina – Dr. Jasku Zsolt

Időpont: 2021. szeptember 28. 9:00-13:00

Helyszín: MagNet Közösségi Ház, 1062 Budapest, Andrássy út 98.

Jelentkezés és információk bővebben: https://www.hrportal.hu/kotelezo-vbr-konferencia-2021/